Termos de Serviço

1. Serviço e aplicação dos termos

O Protocolum oferece ferramentas para organizar demandas, documentos, contratos, tramitações, assinaturas e comunicações. Os recursos disponíveis dependem do plano contratado, das configurações da organização e das permissões do usuário.

O uso deve observar estes termos. A contratação e os aceites específicos seguem os mecanismos apresentados em cada fluxo. Condições particulares formalizadas com a organização complementam estes termos, preservados os direitos obrigatórios previstos na legislação. A plataforma apoia o trabalho da organização e não substitui sua análise profissional nem as formalidades exigidas para seus atos.

2. Cadastro, contas e permissões

Forneça dados corretos e atualizados, mantenha suas credenciais em sigilo e comunique suspeitas de uso indevido. Não compartilhe contas pessoais nem utilize credenciais de terceiros. Quem atua em nome de uma organização deve possuir autorização para isso.

Administradores gerenciam vínculos, unidades e permissões. A organização é responsável por revisar acessos, remover vínculos indevidos e definir o nível de publicidade ou sigilo de seus documentos. Cada usuário deve agir dentro da autoridade que recebeu.

3. Uso permitido e conteúdo

O usuário e a organização devem possuir os direitos e a base legal necessários para inserir, consultar e compartilhar informações. Cabe-lhes verificar a exatidão dos dados, a necessidade dos anexos, os destinatários e os prazos relacionados às suas atividades.

• É proibido usar o serviço para fraude, spam, assédio, discriminação ilícita, violação de direitos ou divulgação não autorizada de dados.
• Não tente acessar dados de outras organizações, contornar permissões, explorar falhas ou comprometer a disponibilidade do sistema.
• Não envie arquivos maliciosos nem utilize automações abusivas ou incompatíveis com os limites contratados.

O conteúdo continua pertencendo aos respectivos titulares. Sua inclusão autoriza o processamento necessário para armazenar, exibir, tramitar e transmitir esse conteúdo conforme as funções solicitadas e as permissões definidas.

4. Envio de e-mails e integrações

Google e Microsoft são integrações opcionais, sujeitas à disponibilidade, aos limites e às políticas dos respectivos provedores. A autenticação ocorre no provedor e o envio utiliza a conta correspondente ao endereço escolhido e autorizado.

Ao autorizar uma conta da Unidade, o responsável permite seu uso pelos usuários dessa Unidade com a permissão “Enviar e-mail”. Uma conta pessoal só pode ser utilizada pelo seu titular no Protocolum. Quem concede a autorização deve ter poderes para permitir esse uso.

Antes de enviar, revise destinatários, CC, CCo, assunto, conteúdo e anexos. O usuário responde pelos atos que praticar, na medida de sua responsabilidade legal, e a organização deve orientar e supervisionar o uso de suas contas. Esses deveres não afastam as responsabilidades legais do prestador do serviço.

Uma cópia da comunicação e os registros de envio ficam associados à demanda e podem ser consultados por quem tiver acesso a ela. A aceitação pelo provedor não garante entrega, leitura ou eficácia jurídica de uma comunicação. Filtragem, indisponibilidade e limites do provedor podem afetar o envio.

A desconexão impede novos envios por aquela conexão; não desfaz mensagens já aceitas nem apaga o histórico da demanda. Para encerrar também a permissão no provedor, revogue o acesso nas configurações da conta. O tratamento de dados dessas integrações está descrito na Política de Privacidade.

5. Documentos, assinaturas e registros

A organização deve avaliar se o tipo de assinatura, a identificação dos participantes e o procedimento utilizado atendem às exigências do documento e da legislação aplicável. Registros de auditoria contribuem para a rastreabilidade, mas não dispensam requisitos legais específicos, conferência do conteúdo ou guarda documental adequada.

6. Planos, pagamento e cancelamento

Valores, periodicidade, limites, adicionais e condições de renovação são apresentados na oferta e na contratação. Alterações de plano e contratações adicionais devem ser feitas por pessoa autorizada. O consumo pode limitar a disponibilidade de determinados recursos conforme o plano.

Cancelamentos, cobranças proporcionais, reembolsos e eventuais períodos de acesso seguem as condições contratadas e os direitos aplicáveis, inclusive os previstos na legislação de defesa do consumidor quando cabíveis. Não se presume a renúncia a direitos legais por estes termos.

7. Disponibilidade, suporte e alterações

O serviço pode sofrer interrupções por manutenção, falhas técnicas, eventos de segurança ou indisponibilidade de terceiros. Garantias específicas de disponibilidade e atendimento, quando contratadas, constam do respectivo instrumento. Recursos podem evoluir, observadas as condições contratadas e a comunicação de mudanças relevantes.

Não há garantia de funcionamento ininterrupto ou de adequação a toda finalidade particular. O Protocolum deverá cumprir as obrigações legais e contratuais que lhe competem, inclusive quanto à qualidade e à segurança do serviço.

8. Suspensão e encerramento

Acesso ou recursos podem ser restringidos diante de uso ilícito, violação destes termos, risco de segurança, determinação legal ou inadimplência, conforme o contrato e a legislação. Sempre que cabível, haverá informação sobre o motivo e oportunidade de regularização; riscos imediatos podem exigir ação urgente.

Se a inadimplência causar a suspensão do acesso, os dados e arquivos operacionais da organização serão mantidos por 30 (trinta) dias corridos, contados da data efetiva da suspensão. Esse prazo não mantém o acesso ao serviço: a organização deve regularizar a pendência e exportar previamente as informações que precise conservar.

Após esse prazo, o Protocolum poderá, a qualquer momento e sem novo aviso, excluir do ambiente ativo todos os dados e arquivos operacionais vinculados à organização. Uma vez excluídos, não há garantia de recuperação. Cópias residuais em backups podem persistir até o ciclo técnico regular de sobrescrita. Registros que devam ser mantidos por obrigação legal ou regulatória, exercício regular de direitos ou finalidade financeira e de auditoria poderão ser conservados de forma restrita e pelo período necessário. Veja também a Política de Privacidade.

Em outras hipóteses de encerramento, a organização deve solicitar ou realizar a exportação das informações que precise conservar, observadas as funcionalidades, os prazos e as condições contratadas. Revogar o acesso de uma pessoa não elimina automaticamente os documentos institucionais.

9. Propriedade intelectual e responsabilidade

O uso do serviço concede acesso às funcionalidades contratadas e não transfere a titularidade do software, da marca ou de outros elementos protegidos do Protocolum. Direitos sobre documentos e informações inseridos permanecem com seus respectivos titulares.

Cada parte responde por seus atos e omissões conforme a lei e o contrato. A responsabilidade por conteúdo, permissões ou decisões da organização é apurada conforme a participação de cada envolvido. Estes termos não excluem responsabilidade que não possa ser afastada por lei nem garantias obrigatórias do consumidor.

10. Atualizações e legislação aplicável

Atualizações destes termos serão identificadas pela data da versão e comunicadas quando relevantes. Novo aceite será solicitado quando exigido. Alterações não afastam direitos já constituídos nem modificam retroativamente obrigações em desacordo com a legislação.

Aplica-se a legislação brasileira. Divergências podem ser encaminhadas inicialmente ao atendimento para tentativa de solução, sem impedir o acesso às autoridades e ao Judiciário competente, preservado o foro legalmente assegurado ao consumidor.

Contato e responsável pelo serviço

O Protocolum é disponibilizado em protocolum.com.br. Responsável pelo serviço: D.T.S.C DESENVOLVIMENTO TECNOLOGICO E SERVICOS CORPORATIVOS LTDA, CNPJ 68.781.556/0001-04.

Para dúvidas, solicitações de privacidade, acesso, correção, exportação ou exclusão de dados, escreva para contato@protocolum.com.br. Informe sua relação com a organização e o pedido, sem enviar senhas, tokens ou documentos desnecessários. Poderemos solicitar informações proporcionais para confirmar sua identidade.