Política de Privacidade

1. Abrangência e responsabilidades

Esta política abrange o site, as contas de acesso e os recursos disponibilizados pelo Protocolum. O tratamento observa a legislação brasileira aplicável, incluindo a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Para dados usados na administração do serviço, relacionamento comercial, cobrança e segurança de suas próprias operações, o responsável pelo Protocolum atua como controlador. Quando trata documentos e dados inseridos por uma organização conforme suas instruções, atua como operador. A organização define as finalidades, a base legal, os usuários autorizados, a publicidade ou o sigilo dos seus registros e os prazos de guarda aplicáveis. A responsabilidade concreta depende da atividade de tratamento.

2. Dados tratados e finalidades

• Cadastro e acesso: nome, CPF, e-mail, contatos, vínculos com organizações e unidades, permissões e credenciais protegidas, para identificar usuários e controlar o acesso.
• Operação: demandas, documentos, contratos, anexos, destinatários, mensagens, assinaturas e histórico de ações, para executar as funcionalidades solicitadas e manter rastreabilidade.
• Segurança e suporte: endereço IP, registros de acesso, data e horário, informações técnicas do navegador e relatos de atendimento, para prevenir abuso, investigar falhas e prestar suporte.
• Contratação e cobrança: identificação do contratante, plano, consumo, informações fiscais e referências de pagamento, para administrar a assinatura. O processamento de pagamentos envolve o prestador de pagamentos indicado no momento da contratação.

Nos links públicos, o download da demanda em ZIP não exige CPF ou cadastro adicional. Registramos a solicitação e a disponibilização do arquivo, incluindo data e horário, endereço IP, informações técnicas do navegador, demanda, identificador do compartilhamento e versão do arquivo, para segurança e auditoria. Esses registros não comprovam a identidade de uma pessoa nem que ela leu ou concluiu a transferência dos documentos. O acesso aos registros segue os controles internos e sua guarda observa os critérios desta política.

Os dados são fornecidos pelos usuários, por administradores de organizações, por pessoas que participam dos processos e por provedores de integrações autorizadas. Insira apenas informações necessárias à finalidade da demanda. Documentos com dados sensíveis ou de crianças e adolescentes exigem atenção às hipóteses legais e às permissões de acesso; o serviço não é destinado ao cadastro autônomo de crianças.

3. Fundamentos do tratamento

Conforme a finalidade e o papel de cada responsável, o tratamento pode se apoiar na execução de contrato ou de procedimentos solicitados pelo titular, no cumprimento de obrigação legal ou regulatória, no exercício regular de direitos, no legítimo interesse avaliado com respeito aos direitos do titular ou no consentimento, quando exigido. Dados sensíveis são tratados apenas nas hipóteses específicas admitidas pela legislação. A autorização de uma integração não substitui a base legal necessária para o conteúdo enviado.

4. Integrações Google e Microsoft

A conexão de e-mail é opcional. Ao conectar uma conta, você autentica diretamente no Google ou na Microsoft e autoriza o envio pelo Protocolum. Recebemos o identificador da conta, o endereço de e-mail e tokens que permitem manter essa autorização. A senha do provedor não é recebida pelo Protocolum.

No Google, solicitamos identificação da conta e envio pelo Gmail; na Microsoft, identificação do usuário, envio pelo Microsoft Graph e continuidade do acesso autorizado. A integração de envio não solicita leitura da caixa de entrada, contatos ou calendário.

Para enviar, processamos remetente, destinatários, CC, CCo, assunto, corpo e anexos e os transmitimos ao provedor escolhido. A mensagem e o histórico são registrados na demanda, com acesso conforme suas permissões. Tokens são armazenados de forma criptografada pela aplicação; registramos também o aceite, sua versão, data e informações de auditoria.

Uso limitado dos dados do Google

O uso e a transferência de informações recebidas das APIs do Google pelo Protocolum seguem a Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado (Limited Use), e a política de dados do Google Workspace.

Esses dados são usados para os recursos de conexão e envio solicitados. Não são vendidos, usados para publicidade, análise de crédito ou treinamento de modelos de inteligência artificial de uso geral. Seu compartilhamento limita-se à funcionalidade autorizada, segurança, obrigações legais ou operações societárias com consentimento prévio quando exigido. A leitura humana de dados obtidos do Google depende de autorização afirmativa para dados específicos ou das exceções de segurança e obrigação legal previstas nessas políticas.

Desconexão e revogação

Você pode desconectar a conta no Perfil ou, conforme sua autorização, na gestão da Unidade. Também pode revogar o acesso nas conexões da Conta Google ou nas configurações de aplicativos e permissões da conta Microsoft. Ao desconectar no Protocolum, os tokens dessa conexão são removidos e novos envios são bloqueados. Mensagens já aceitas pelo provedor não são canceladas, e registros existentes nas demandas seguem as regras de retenção e exclusão abaixo.

5. Compartilhamento e transferências

Informações podem ser acessadas por usuários autorizados da organização e pelos destinatários escolhidos para uma comunicação. Demandas ou documentos tornados públicos pela organização podem ser consultados por terceiros conforme a funcionalidade utilizada.

Prestadores de infraestrutura, armazenamento, suporte e pagamentos podem tratar os dados necessários à prestação do serviço. Integrações recebem os dados indispensáveis à ação autorizada. Também pode haver divulgação para cumprir obrigação legal, ordem válida ou proteger direitos, dentro dos limites legais. Não comercializamos dados pessoais.

Provedores podem processar informações fora do Brasil. Quando houver transferência internacional, devem ser observados os mecanismos e as garantias exigidos pela LGPD e pela regulamentação aplicável. Os provedores também possuem políticas próprias para os serviços que oferecem diretamente ao usuário.

6. Guarda, segurança e exclusão

Os dados são mantidos pelo período necessário às finalidades informadas, à execução do contrato e às obrigações de guarda ou defesa de direitos. Para documentos e demandas de uma organização, consideram-se suas instruções e as exigências aplicáveis à atividade. Não existe um único prazo de retenção para todas as categorias.

Se a inadimplência causar a suspensão do acesso da organização, manteremos os dados e arquivos operacionais vinculados a ela por 30 (trinta) dias corridos, contados da data efetiva da suspensão. Esse período é uma janela de retenção: não garante acesso ao sistema enquanto ele estiver suspenso. A organização deve regularizar a pendência e exportar previamente o que precisar conservar.

Depois desses 30 dias, o Protocolum poderá, a qualquer momento e sem novo aviso, excluir do ambiente ativo os dados e arquivos operacionais da organização, sem garantia de recuperação após a exclusão. Cópias residuais em backups poderão permanecer até o ciclo técnico regular de sobrescrita, com acesso restrito e sem uso operacional. Dados que precisem ser conservados para cumprir obrigação legal ou regulatória, exercer direitos ou manter registros financeiros e de auditoria poderão ser retidos, separados do conteúdo operacional e pelo prazo estritamente necessário.

O encerramento do acesso de um usuário ou a desconexão de e-mail não elimina automaticamente os registros da organização. A exclusão ou anonimização de outros dados pode depender de verificação de identidade, competência do solicitante, obrigações legais e direitos de terceiros.

Adotamos controles de autenticação, permissões, proteção de credenciais e registros de auditoria. Nenhum ambiente é isento de risco. Incidentes são avaliados e tratados, com comunicação aos envolvidos e às autoridades quando exigida pela legislação.

7. Cookies e tecnologias necessárias

O sistema utiliza cookies e armazenamento do navegador para manter sessões, proteger formulários, lembrar preferências e viabilizar a autenticação. Bloquear esses recursos pode impedir o funcionamento de partes do serviço. A utilização de tecnologias opcionais sujeitas a consentimento deve ser precedida de informação e de escolha adequada pelo usuário.

8. Seus direitos e como exercê-los

Nos termos da LGPD, você pode solicitar confirmação e acesso, correção, informações sobre compartilhamento, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados irregularmente, portabilidade conforme regulamentação, revogação do consentimento e eliminação de dados tratados com consentimento, ressalvadas as hipóteses legais de conservação. Também pode exercer oposição e solicitar revisão de decisões exclusivamente automatizadas nos casos previstos em lei.

Envie seu pedido pelo contato ao final desta página. Quando a organização for a controladora, encaminharemos ou orientaremos a solicitação ao responsável competente. Você também pode recorrer à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e aos órgãos de defesa do consumidor, quando aplicável.

9. Atualizações desta política

Esta política pode ser atualizada para refletir mudanças no serviço ou na legislação. A data da versão consta no início da página. Mudanças relevantes serão comunicadas por meio adequado, e novo consentimento será solicitado quando necessário, inclusive antes de utilizar dados de integrações para finalidade nova que o exija.

Contato e responsável pelo serviço

O Protocolum é disponibilizado em protocolum.com.br. Responsável pelo serviço: D.T.S.C DESENVOLVIMENTO TECNOLOGICO E SERVICOS CORPORATIVOS LTDA, CNPJ 68.781.556/0001-04.

Para dúvidas, solicitações de privacidade, acesso, correção, exportação ou exclusão de dados, escreva para contato@protocolum.com.br. Informe sua relação com a organização e o pedido, sem enviar senhas, tokens ou documentos desnecessários. Poderemos solicitar informações proporcionais para confirmar sua identidade.